SNP NEWS

ฉบับที่ 549

Follow Us :       

CEO ARTICLE

การรายงาน

“ขอรายงาน”

  หลายปีก่อนมีภาพยนต์ซีรี่ส์ของจีนเรื่องสามก๊กพากท์ไทยฉายชุดหลังสุด ในบทละครมักมีฉากพลทหารวิ่งเข้าหานายทหารแต่ละก๊ก

เมื่อทำความเคารพเสร็จก็จะกล่าวคำว่า “ขอรายงาน”

ภายหลังได้รับอนุญาต พลทหารผู้นั้นก็จะรายงานเรื่องราวต่าง ๆ ออกมา

ไม่ว่าชาติใด ภาษาใด การรายงานจึงมีความสำคัญตั้งแต่ยุคสมัยโบราณไม่ว่าจะเป็นการทำสงคราม ในชีวิตประจำวัน หรือในการทำธุรกิจ

การจัดการองค์กรสมัยใหม่ การรายงานเป็นการจัดการจากผู้ปฏิบัติเบื้องล่างขึ้นสู่ผู้จัดการเบื้องบน (Bottom Up) ที่ให้ผลดีที่สุด

ในทางปฏิบัติ หัวหน้าหรือผู้จัดการระดับต่าง ๆ มีหน้าที่ควบคุมลูกทีมให้ทำงานไปตามขั้นตอนการทำงานหรือแผนงานที่กำหนดโดยฝ่ายบริหารให้บรรลุเป้าหมาย

อีกด้านหนึ่ง หัวหน้าหรือผู้จัดการยังต้องคอยปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน หรือเปลี่ยนแปลงแผนงานให้เป็นไปตามสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

สภาพแวดล้อมมีทั้งเกิดจากภายในและภายนอก

สภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป บางเรื่องก็ควบคุมได้ บางเรื่องก็ควบคุมไม่ได้ แต่ทั้งหมดมักส่งผลกระทบต่อขั้นตอนการทำงานหรือแผนงานไม่มากก็น้อย

การสั่งการเพื่อปรับปรุง หรือการเปลี่ยนแปลงจึงต้องมีตลอดเวลาตามไปด้วย

แต่หัวหน้างานหรือผู้จัดการไม่ได้เป็นผู้ปฏิบัติงานเองทุกเรื่อง การปฏิบัติส่วนใหญ่เป็นของลูกทีม ดังนั้นหากไม่มีการรายงาน การปรับปรุงให้เกิดประสิทธิภาพย่อมเกิดขึ้นไม่ได้แน่

นี่คือความสำคัญของการรายงานสู่ความสำเร็จตามแบบอย่างสามก๊กข้างต้น

การสื่อสารในยุคปัจจุบันพัฒนาขึ้นมาก ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์, Line, e-mail, หรือช่องทางอื่นที่เอื้อประโยชน์ต่อการรายงานซึ่งสามารถทำได้ทางวาจา การอัดเสียงแล้วส่ง หรือการเขียนแล้วส่งได้ทันที

ยิ่งไปกว่านั้น การรายงานสมัยนี้ก็ยังมีแบบฟอร์มให้เลือกใช้ เช่น การกรอกตัวเลขผลงาน การตอบแบบสอบถาม การเขียน CAR (Corrective and Preventive Action Request) เพื่อเสนอป้องกันและแก้ไขข้อผิดพลาดตามระบบ ISO และแบบฟอร์มรายงานภายในอื่น ๆ เป็นต้น

แต่น่าเสียดายที่ปัจจุบัน คนทำงานส่วนหนึ่งยังไม่เห็นความสำคัญของการรายงาน หลายคนปล่อยงานให้เดินไปเรื่อย ๆ โดยคิดว่าหัวหน้างานหรือผู้จัดการทราบเรื่อง

งานไม่คืบหน้าก็ไม่รายงาน งานต้องรอก็ไม่รายงาน งานสำเร็จก็ไม่รายงาน เมื่อได้รับงานทาง e-mail หรือ Line ก็ไม่แสดงการรับทราบแล้วส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพอย่างสูง

คนทำงานบางคนกว่าจะรายงานก็ต้องรอให้ความล้มเหลวเกิดขึ้นก่อน และความล้มเหลวบางเรื่องก็หนักหนาจนไม่สามารถแก้ไขอะไรได้เลยก็มี

การรายงานยังเป็นการฝึกคนทำงาน หรือผู้ใต้บังคับบัญชาให้ก้าวขึ้นมาเป็นผู้บังคับบัญชา เป็นหัวหน้า หรือเป็นผู้จัดการในอนาคตได้เป็นอย่างดีอีกทางหนึ่ง

1.  ผู้รายงานได้โอกาสฝึกฝนตนเองในการสังเกตุสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป ได้โอกาสฝึกพิจารณาสิ่งใดจะมีผลกระทบต่อการทำงาน

1.   ผู้รายงานได้โอกาสศึกษาหลักการ เหตุผล และความรู้ต่าง ๆ มาประกอบการรายงาน

1.   ผู้รายงานมีโอกาสสัมผัสกับผู้บังคับบัญชาของตน ได้เรียนรู้แนวคิด ทฤษฏี และเหตุผลต่าง ๆ ประกอบการตัดสินใจ

ยิ่งไปกว่านั้น ทฤษฏีการจัดการ POSDCoRB ของ Luther Gulick ได้ให้ความสำคัญของการรายงานไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าการวางแผน การสั่งการ และอื่น ๆ อีกด้วย

วันนี้ หากคนทำงานองค์กรที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพงานให้แก่ตนเอง วิธีการที่ง่ายที่สุดก็เพียงระลึกถึงคำว่า “ขอรายงาน” ในละครซีรี่ส์สามก๊กและทำตามนั้นเท่านั้น

แล้วคนทำงานจะเห็นว่า การรายงานเป็นพื้นฐานการสร้างประสิทธิภาพที่ดีที่สุดทางหนึ่ง

ดร. สิทธิชัย ชวรางกูร

ป.ล. แนวคิด POSDCoRB ของ Luther Gulick

(adisony.blogspot.com/2012/10/luther-luther-gulick.html)

หลังสงครามโลกครั้งที่ 2 กองทัพสหรัฐได้รวบรวมนักวิชาการเพื่อประเมินข้อผิดพลาดในการบริหารจัดการในกองทัพที่ผ่านมา เพื่อใช้ปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

ลูเธอร์ กูลิค และ ลินดัล เออร์วิกค์ ก็เป็นหนึ่งในกลุ่มนักวิชาการที่ได้มารวมตัวกันครั้งนั้น ในปี ค.ศ. 1937 ลูเธอร์ กูลิค และ ลินดัล เออร์วิหค์ เสนอแนวคิด ภาระหน้าที่ที่สำคัญของนักบริหาร POSDCoRB ในบทความ Paper on the Science of Administration: Notes on the Theory of Organization” POSDCoRB เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับผู้บริหาร

POSDCoRB คืออะไร

POSDCoRB คือ หลักในการบริหารจัดการองค์กรที่ใช้กันทั้งในภาครัฐ และ เอกชน  ที่ผู้มีอำนาจบริหารมีหน้าที่ และ บทบาทการบริหารอยู่ 7 ประการ คือ

P- Planning หมายถึง การวางแผน ได้แก่ การจัดวางโครงการและแผนงานต่างๆ ขึ้นมาไว้ล่วงหน้า

O-Organizing หมายถึง การจัดองค์การ ได้แก่ การแบ่งงาน การกำหนดส่วนงาน โครงสร้างขององค์การ การกำหนดตำแหน่งงานต่างๆ พร้อมกับอำนาจหน้าที่

S-Staffing หมายถึง การจัดการเกี่ยวกับตัวบุคคลในองค์การ นับตั้งแต่ การจัดอัตรากำลัง การสรรหา การคัดเลือก การบรรจุแต่งตั้งบุคคล การเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง เงินเดือน การโยกย้าย การพัฒนาบุคคลในองค์การเรื่อยไปจนกระทั่งการให้บุคคลพ้นจากตำแหน่ง

D-Directing หมายถึง การอำนวยงาน ได้แก่การทำหน้าที่ในการตัดสินใจ วินิจฉัยสั่งการ การออกคำสั่ง มอบหมายภารกิจการงานไปให้ผู้ใต้บังคับบัญชา หลังจากนั้นต้องใช้ภาวะของการเป็นผู้นำในการกระตุ้นจูงใจคนให้ยอมรับในผู้บริหาร

Co- Coordinating หมายถึง การประสานงาน ได้แก่ การทำหน้าที่ในการประสานกิจกรรมต่างๆ ที่ได้มีการแบ่งแยกออกไปเป็นส่วนงานย่อยๆ เพื่อให้ทุกภาคส่วนสามารถทำงานประสานสอดคล้องกัน และมุ่งไปสู่เป้าหมายเดียวกัน

R- Reporting หมายถึง การรายงาน ได้แก่การทำหน้าที่ในการรับฟังรายงานผลการฏิบัติงานของบุคคลและหน่วยงานที่เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาได้รายงานมา การรายงานถือเป็นมาตราการในการตรวจสอบและควบคุมงานด้วย

B- Budgeting หมายถึง การงบประมาณ ได้แก่ หน้าที่ที่เกี่ยวกับการจัดทำงบประมาณ การจัดทำบัญชีการใช้จ่ายเงินและการตรวจสอบควบคุมด้านการเงิน การบัญชีของหน่วยงานนั่นเอง

LOGISTICS

ไทยประกาศความพร้อม เริ่มเปิดเสรี FTA อาเซียน-ฮ่องกง