CEO ARTICLE

ขั้นตอนการทำงาน

Published on September 17, 2024


Follow Us :

    

ทำอย่างไรให้ผู้ปฏิบัติงานยึดมั่นขั้นตอนการทำงาน ?

การปฏิบัติงานให้ได้ความสำเร็จ ได้ประสิทธิภาพ ได้มาตรฐาน ได้รับความพึงพอใจ และเป็นที่ยอมรับจากคนทุกฝ่ายล้วนเกิดจากแผนงาน (Planning)
แผนงานที่ดีประกอบด้วยปัจจัยหลายประการ แต่ปัจจัยที่สำคัญมีเพียง 2 ประการเท่านั้นคือ คำว่า “ทำอย่างไร” (How to do) และ “ทำเมื่อไร” (When to do)
หากเป็นงานที่ต้องปฏิบัติประจำ แผนงานจะกลายเป็นขั้นตอนการทำงาน (Job Process) และทั้ง 2 ปัจจัยที่สำคัญจะถูกบรรจุโดยปริยายลงใน “ขั้นตอนการทำงาน”
ขั้นตอนนี้ต้อง “ทำอย่างไร” และต้อง “ทำเมื่อไร” จึงเป็นสาระสำคัญในแต่ละขั้นตอนฯ
คน ๆ เดียวจะปฏิบัติงานด้วยความเคยชิน จะทำอย่างไร จะทำเมื่อไร ไม่ใส่ใจขั้นตอนฯ แค่ไหนก็ได้ตราบเท่าที่ได้ประสิทธิภาพ ได้มาตรฐาน ได้ความพึงพอใจ และเป็นที่ยอมรับ
แต่หากงานที่ต้องปฏิบัติเป็นทีม แถมมีคนต่างทีม ต่างหน่วย คอยรับงาน คอยส่งงานต่อ ๆ กันเป็นกระบวนการ มีหัวหน้างาน มีผู้จัดการ และฝ่ายบริหารที่ต่างคนต่างใช้ความเคยชิน ใช้ความชำนาญเฉพาะตน ละเลยขั้นตอนการทำงาน แบบนี้งานจะไม่มีมาตรฐานที่มีแต่ความเสี่ยง
ความเสี่ยงที่รอเพียงจังหวะให้เกิดข้อผิดพลาด ความเสียหาย และความไม่พึงพอใจ
ยิ่งหากหัวหน้าและผู้จัดการร่วมกันละเลยขั้นตอนฯ พร้อม ๆ กัน ความผิดพลาดจะเกิดขึ้นง่าย เกิดเร็ว เกิดได้บ่อยอย่างไม่ต้องสงสัย
ผู้ปฏิบัติงานละเลยขั้นตอนฯ เป็นเรื่องที่เข้าใจได้ แต่หัวหน้างานและผู้จัดการร่วมกันละเลย ไม่ยึดมั่นขั้นตอนฯ ซ้ำไปอีกกลับเป็นเรื่องที่เข้าใจยาก และเป็นต้นเหตุของความเสียหาย

ขั้นตอนการทำงานอาจเข้าใจยาก แต่หากเปรียบกับการทำก๋วยเตี๋ยวก็น่าจะเข้าใจง่ายขึ้น
ก๋วยเตี๋ยวทุกชามของร้านเดียวกันต้องมีรสชาติเหมือนกัน มีสูตรเฉพาะของร้าน แต่ข้อเท็จจริงคือ รสชาติที่เหมือนกันทุกชามไม่อาจเป็นที่ถูกใจลูกค้าทุกคน
ร้านก๋วยเตี๋ยวจึงต้องมี “พวงพริก” ให้เติมรสชาติให้เกิดความพึงพอใจของลูกค้า
หัวหน้างานและผู้จัดการจึงเป็นพวงพริกในการทำงานเป็นทีม ในการปรับปรุงขั้นตอนฯ ให้ดีขึ้น ให้ได้ประสิทธิภาพ ให้ได้มาตรฐานมากขึ้น และให้ได้รับความพึงพอใจตลอดเวลา
ผู้ปฏิบัติงานที่ไม่ยึดมั่นขั้นตอนฯ จึงถือเป็นความผิดของหัวหน้างานและผู้จัดการ
ส่วนวิธีการแก้ไขก็ไม่ใช่เรื่องยากอะไร ขอเพียงหัวหน้างานและผู้จัดการทำหน้าที่เป็น “พวงพริก” ให้จริงจังด้วยวิธีการง่าย ๆ เพียง 2 ประการ ดังนี้
1. ข้อผิดพลาดเป็นเรื่องปกติที่ต้องเกิดขึ้น
เมื่อใดที่พบข้อผิดพลาด ความเสียหาย หรือความไม่พึงพอใจ ไม่ว่าผู้ปฏิบัติงานจะยึดมั่นขั้นตอนฯ หรือไม่ก็ตาม หัวหน้างานและผู้จัดการต้องร่วมกันนำขั้นตอนฯ ขึ้นมาพิจารณาดูว่าข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในขั้นตอนใด ต้องมองให้รู้ และต้องปรับปรุงขั้นตอนนั้น
เมื่อปรับปรุงแล้วก็ให้เสนอฝ่ายบริหารอนุมัติ และนำมาอธิบายในทุกคนในทีมทราบ
2. ทีมงานทุกคนต้องเป็นศูนย์กลาง
การประชุมทุกครั้งต้องมีวาระประสิทธิภาพ หัวหน้าและผู้จัดการต้องนำขั้นตอนฯ ที่ปฏิบัติขึ้นมาให้ทีมงานทุกคนมีส่วนร่วมกันทบทวน ขั้นตอนใดที่ไม่สื่อถึงประสิทธิภาพ มีความเสี่ยงต่อข้อผิดพลาด หรือความไม่พึงพอใจ ผู้ปฏิบัติงานย่อมรู้ดีกว่าผู้ใด และควรร่วมเสนอปรับปรุงแก้ไข
การให้ทีมงานมีส่วนร่วมจะทำให้ทุกคนเป็นศูนย์กลางที่มีความสำคัญ
ไม่ว่าผู้ปฏิบัติงานจะยึดมั่นในขั้นตอนฯ หรือไม่ก็ตาม การมีส่วนร่วมแก้ไขถือเป็นเครื่องมือการพัฒนาจากเบื้องล่างขึ้นสู่เบื้องบน (Bottom Up) เป็นการตอกย้ำความสำคัญของขั้นตอน และทำให้ทุกคนในทีมจดจำได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องท่องจำ
แต่หากหัวหน้าและผู้จัดการไม่ทำหน้าที่เป็นพวงพริกจริงจัง ไม่ควบคุมดูแล ต่อให้ขั้นตอนดีมากแค่ใหนก็ต้องถูกละเลยและไม่มีการปรับปรุงที่รอเพียงจังหวะเวลาให้เกิดความเสียหาเท่านั้น
หัวหน้าและผู้จัดการคือต้นเหตุของการไม่ยึดมั่นขั้นตอนฯ และเป็นต้นเหตุของข้อผิดพลาดจากการปฏิบัติงานที่ไม่ควรโทษแต่ลูกทีมฝ่ายเดียว.

ดร. สิทธิชัย ชวรางกูร
for Home and Health,
please visit https://www.inno-home.com

อ่านบทความอื่นที่เขียนโดย ดร. สิทธิชัย ชวรางกูร ได้ที่ http://snp.co.th/e-journal/

Date Published : September 17, 2024

Dr. Sitthichai  Chawaranggoon
Dr. Sitthichai ChawaranggoonChief Executive Officer (CEO) - SNP GROUP

Logistics

“เส้นทาง “Shanghai-Chongqing Direct Express” บรรทุกสินค้าทะลุ 1.39 ล้านตู้ TEU ในระยะเวลา 5 ปี

ในช่วงครึ่งแรกของปี 2567 เส้นทางขนส่งทางด่วนระหว่างนครเซี่ยงไฮ้ – นครฉงชิ่ง ได้ดำเนินการขนส่งสินค้ากว่า 530 เที่ยว โดยเมื่อไม่นานมานี้ เรือบรรทุกสินค้าหมินเสียง (Minxiang) B521E ได้บรรทุกตู้คอนเทนเนอร์จำนวน 292 TEU (TEU: หน่วยนับตู้ คอนเทนเนอร์ยาว 20 ฟุต) ออกเดินทางจากท่าเรือกว่อหยวนในเขตใหม่เหลียงเจียง นครฉงชิ่ง มุ่งหน้าสู่นครเซี่ยงไฮ้ และนับตั้งแต่มีการทดลองใช้ “เส้นทางขนส่งทางด่วนระหว่างนครเซี่ยงไฮ้ – นครฉงชิ่ง (Shanghai – Chongqing Direct Express หรือ 沪渝直达快线)” เรือสินค้าลำดังกล่าวก็ได้มีบริการรับส่งระหว่างนครเซี่ยงไฮ้ – นครฉงชิ่งมาแล้วถึง 74 ครั้ง
เมื่อวันที่ 29 พฤษภาคม 2562 ได้เปิดเส้นทางนำร่อง เส้นทางขนส่งทางด่วนระหว่างนครเซี่ยงไฮ้ – นครฉงชิ่ง เป็นครั้งแรก โดยกรมศุลกากรท่าเรือนครฉงชิ่ง (Chongqing Port Customs) ซึ่งอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของกรมศุลกากรนครฉงชิ่ง (Chongqing Customs) และกรมศุลกากรนครเซี่ยงไฮ้ (Shanghai Customs) ได้ดำเนินการและสร้างความร่วมมือในการส่งเสริมรูปแบบ “การยืนยันก่อนออกจากท่า (Departure Confirmation หรือ 离港确认)” โดยการปรับเปลี่ยนขั้นตอนการดำเนินงานของการขนส่งสินค้าผ่านแดนระหว่าง “นครเซี่ยงไฮ้ – นครฉงชิ่ง” จากเดิมที่ต้องรอแต่ละขั้นตอนให้เสร็จก่อนจึงจะดำเนินการขั้นต่อไปได้ เปลี่ยนเป็นการดำเนินการพร้อมกันได้ในเวลาเดียวกัน โดยที่ไม่จำเป็นต้องรอการตรวจนับสินค้าและสามารถจองเรือเมื่อตู้คอนเทนเนอร์นำเข้ามาถึงท่าเรือขาเข้า จากนั้นผู้นำเข้าสามารถยื่นสำแดงและดำเนินการผ่านพิธีการศุลกากรได้ทันที และเมื่อดำเนินการตามขั้นตอนเสร็จสิ้นผู้นำเข้าสามารถยืนยันข้อมูลโลจิสติกส์ภายในประเทศ และนำสินค้าขนส่งส่งไปยังท่าเรือปลายทางภายในประเทศในขั้นต่อไป
จากการปรับปรุงแผนการดังกล่าวช่วยลดระยะเวลาในการดำเนินการสินค้านำเข้าที่ท่าเรือนครเซี่ยงไฮ้ลงถึง 48 ชั่วโมง และทำให้เวลาการเปลี่ยนเรือสำหรับสินค้าหนึ่งเที่ยวลดลงประมาณร้อยละ 70 และตลอด 5 ปีที่ผ่านมา เส้นทางด่วนนี้ได้กลายเป็นเส้นทางขนส่งทางน้ำที่รวดเร็วซึ่งเชื่อมต่อระหว่าง “ท่าเรือนครฉงชิ่ง (Chongqing Port) – ท่าเรือไท่ชาง (Taicang Port) – ท่าเรือนครเซี่ยงไฮ้ (Shanghai Port) (รวมถึงเขตท่าเรือไว่เกาเฉียว (Waigaoqiao Port) และเขตท่าเรือหยางซาน (Yangshan Port)
ในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา เส้นทางขนส่งทางด่วนระหว่างนครเซี่ยงไฮ้ – นครฉงชิ่ง ได้มีการเดินเรือไปแล้วทั้งหมด 5,523 เที่ยว โดยบรรทุกสินค้านำเข้าและส่งออกจากนครฉงชิ่งไปนครเซียงไฮ้จำนวน 1.39 ล้านตู้ TEU (TEU: หน่วยนับตู้ คอนเทนเนอร์ยาว 20 ฟุต) ใช้เวลาในการเดินทางเฉลี่ย 11 วัน และจากนครเซียงไฮ้ไปนครฉงชิ่ง ใช้เวลาในการเดินทางเฉลี่ย 15 วัน และถึงปลายทางเร็วขึ้นร้อยละ 40 เมื่อเทียบกับการขนส่งในรูปแบบเดิมหลังจากการเปิดเส้นทางขนส่งทางด่วนระหว่างนครเซี่ยงไฮ้ – นครฉงชิ่ง ทำให้ศักยภาพในการรวบรวมและบริการสินค้าของพื้นที่ลุ่มแม่น้ำแยงซีมีการพัฒนาเพิ่มขึ้นอย่างมาก พร้อมทั้งดึงดูดแหล่งสินค้าจากพื้นที่ตอนบนของแม่น้ำแยงซีให้มารวมกันที่นครฉงชิ่งมากขึ้น ส่งผลให้เกิดการพัฒนาศักยภาพในการขนส่งของแม่น้ำแยงซีอย่างต่อเนื่อง”
ในขณะเดียวกัน เขตเศรษฐกิจใหม่เหลียงเจียง นครฉงชิ่ง (Chongqing Liangjiang New Area หรือ 重庆两江新区) ยังได้ร่วมมือกับกรมศุลกากรนครฉงชิ่งและหน่วยงานอื่น ๆ เพื่อเสริมสร้างการเชื่อมโยงกับท่าเรือในมณฑลเสฉวน โดยมุ่งเน้นขยายเส้นทางขนส่งทางด่วนระหว่างนครเซี่ยงไฮ้ – นครฉงชิ่ง ไปยังมณฑลเสฉวน ทำให้ระยะเวลาการถ่ายโอนระหว่างท่าเรือลดลงไปอีกประมาณ 2 วัน ซึ่งในปัจจุบัน เส้นทางมณฑลเสฉวน – นครฉงชิ่ง – นครเซี่ยงไฮ้ (川-渝-沪) ซึ่งได้เปิดตัวขึ้นเมื่อวันที่ 10 สิงหาคม 2566 สามารถใช้เวลาเพียง 12 วัน ในการเดินทางจากท่าเรือเมืองอี๋ปินไปยังท่าเรือนครเซี่ยงไฮ้และส่งต่อไปยังยุโรปตะวันออก
ในขั้นต่อไป เขตเศรษฐกิจใหม่เหลียงเจียง นครฉงชิ่ง จะยังคงสนับสนุนการดำเนินงานของเส้นทางขนส่งทางด่วนระหว่างนครเซี่ยงไฮ้ – นครฉงชิ่ง และปรับปรุงระบบการขนส่งหลายรูปแบบอย่างต่อเนื่อง พร้อมทั้งผลักดันการเชื่อมโยงเส้นทางระเบียงการค้าเชื่อมทางบกกับทางทะเลสายใหม่ (New International Land and Sea Trade Corridor: ILSTC) รถไฟจีน-ยุโรป (นครเฉิงตู-นครฉงชิ่ง) (China Railway Express Trains (Chengdu & Chongqing) รถไฟเชื่อมโยงทางราง-ทางทะเล (เส้นทางนครฉงชิ่ง-กวางโจว) (Chongqing – Guangzhou rail-sea intermodal) เข้ากับเส้นทางแม่น้ำสายทองคำ (Golden Waterway) แม่น้ำแยงซี อีกทั้งยังมุ่งมั่นที่จะสนับสนุนท่าเรือกั๋วยวนให้มีบทบาทเป็น “ทางสัญจรหลัก” “แพลตฟอร์มหลัก” และ “ศูนย์กลางหลัก” ในการพัฒนาช่องทางการขนส่งต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนให้นครฉงชิ่งเป็นจุดยุทธศาสตร์สำคัญในการพัฒนาภาคตะวันตกและศูนย์กลางการเปิดกว้างแบบครบวงจรในพื้นที่ตอนในของยุคใหม่
อย่างไรก็ดี เส้นทางขนส่งทางน้ำระหว่างนครเซี่ยงไฮ้และนครฉงชิ่งแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพในการลดเวลาการขนส่งและเพิ่มศักยภาพการรวบรวมสินค้าจากพื้นที่ต่าง ๆ ซึ่งเป็นโอกาสที่ดีสำหรับประเทศไทยในการศึกษาและนำแนวทางนี้มาใช้ในการพัฒนาการเชื่อมโยงทางโลจิสติกส์ระหว่างประเทศ อีกทั้งยังเปิดโอกาสใหม่ให้กับประเทศไทยในหลายด้าน อาทิ การปรับปรุงประสิทธิภาพการส่งออก การเสริมสร้างความร่วมมือทางเศรษฐกิจ การขยายตลาดส่งออกสินค้าไทย และการลดความเสี่ยงทางการค้า โอกาสเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการพัฒนาความสัมพันธ์ทางการค้าและโลจิสติกส์ระหว่างไทยกับจีน ผู้ประกอบการไทยสามารถเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาดจีน เสริมสร้างความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจและการค้าที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาทางเศรษฐกิจของไทยในระยะยาว
ที่มา: https://thaibizchina.com/china-economic-business

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.