Covid-19 ที่ผ่านมาทำให้ธุรกิจปิดตัวมาก เกิดใหม่ก็มาก กลายเป็นยุคการแข่งขัน ยุคของคนรุ่นใหม่ เกิดหัวหน้างานมือใหม่ และเกิดผู้จัดการมือใหม่เข้ามามีบทบาทมากขึ้น
คำว่า ‘จัดการ’ คืออะไร และ ‘ผู้จัดการมือใหม่’ ควรเริ่มอย่างไรให้มีความก้าวหน้า ??

พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน อธิบายความหมายของคำ ‘จัดการ’ ว่าเป็น ‘คำกริยา’ หมายถึง “สั่งงาน ควบคุมงาน ดำเนินงาน”
‘ผู้จัดการ’ จึงหมายถึง “ผู้สั่งงาน ผู้ควบคุมงาน หรือผู้ดำเนินงาน”
การสั่งงาน (Directing) เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ต้องใช้ทักษะ (Skill) ผู้จัดการมือใหม่ไม่มี แต่หากได้ ‘ผู้จัดการมือเก่า’ ที่มีภาวะผู้นำเป็นต้นแบบ และคอยแนะนำการใช้ ‘เครื่องมือจัดการ’ ให้ถูกทาง ใช้ได้ตามเจตนารมณ์ของแต่ละเครื่องมือ ผู้จัดการมือใหม่ก็น่าจะเริ่มต้นได้ดีและก้าวหน้า
แต่หากไม่มีต้นแบบ ใช้เครื่องมือจัดการไม่เป็น หรือใช้ไม่ถูกทาง ผู้จัดการมือใหม่ก็อาจนำทีมงานแบบผิดทิศผิดทางจนทีมงานขาดคุณค่า ขาดภาพลักษณ์ หมดกำลังใจ และลาออก
ผู้จัดการมือใหม่บางคนที่ไม่มีแนวทางก็อาจทำงานแบบพนักงาน ทำไปวัน ๆ ทำไปทุกวัน ทำไปนาน ๆ จนลืมหน้าที่ผู้จัดการ กลายเป็นการแย่งงานพนักงาน และไม่ได้ใจพนักงาน
ดังนั้น สิ่งแรกที่ผู้จัดการมือใหม่ควรเริ่มคือ การครองใจทีมงาน หรือได้ใจพนักงานก่อน
วิธีการคือ ใช้เวลา 20-30% ทำงานเคียงบ่าเคียงไหล่กับพนักงาน และใช้เวลา 70-80% ไปจัดการงานต่าง ๆ เช่น ตรวจสอบ สั่งงาน ควบคุมงานให้สำเร็จตาม ‘ทิศทางที่ต้องการ’
คำว่า “ทิศทางที่ต้องการ” ไม่ได้หมายถึง ไปทางไหนก็ได้ตามใจผู้จัดการมือใหม่ แต่หมายถึง ทิศทางที่กำหนดไว้ในวิสัยทัศน์ พันธกิจ และนโยบาย ซึ่งหากไม่รู้ก็ควรถาม และศึกษาให้เข้าใจเพื่อใช้นำและเบี่ยงเบนพฤติกรรมของทีมงานให้ไปทางนั้น
สิ่งที่ผู้จัดการมือใหม่ต้องระลึกถึงตลอดเวลาคือ “จงครองใจคนให้ได้ก่อนที่จะครองงาน”

การเริ่มต่อมาคือ การใช้เครื่องมือจัดการต่าง ๆ ที่มีทฤษฏีให้เลือกใช้มากมาย เช่น
1. สร้างระบบงานคุณภาพ
ขั้นตอนการทำงาน (Process) และแผนงาน (Planning) เป็นระบบงานคุณภาพที่ยอมรับ เป็นคุณภาพที่สัมผัสได้ อธิบายได้ สามารถบอกได้ว่างานถึงขั้นตอนไหน และขั้นตอนไหนจะยากที่ต้องใส่ใจ ทำให้ควบคุมคุณภาพได้ ประเมินเวลาเสร็จได้ และความผิดพลาดก็น้อยลง
วิธีการเขียนขั้นตอนฯ ก็ไม่ยาก งานที่ทำประจำ ทำอย่างไรก็เขียนเป็นข้อ ๆ อย่างนั้น เขียนแล้วก็เสนอผู้มีประสบการณ์ให้พิจารณาและปรับปรุง เมื่อได้อนุมัติแล้วก็ให้ทำเป็นข้อ ๆ ตามนั้น
ส่วนแผนงานก็เขียนง่าย ๆ ด้วยการตั้งคำถาม 5 ข้อ คือ อะไรคือเป้าหมาย (What) ต้องทำอย่างไรให้ได้เป้าหมาย (How) ต้องให้ใครเป็นทีมงานบ้าง (Who) ต้องเริ่มเมื่อไร (When) และทำไมต้องใช้วิธีการ บุคคล และเวลานั้น (Why) คำตอบที่ได้ทั้ง 5 ข้อก็คือแผนงานนั่นเอง
ข้อสำคัญอยู่ที่ ‘ทำไม’ (Why) หากตอบให้ทุกคนยอมรับได้ก็จะได้แผนงานที่ดีไปด้วย
2. ดูโครงสร้างทีม
โครงสร้างทีม (Organizing) ที่เป็นอยู่สร้างความสำเร็จให้แก่เป้าหมายได้หรือไม่ ?
หากโครงสร้างทำให้งานติดขัด ทีมงานขัดแย้งกัน เข้ากันไม่ได้ก็ควรจัดโครงสร้างใหม่ หากจัดไม่ได้ก็ควรหารือกับผู้บริหารระดับสูงกว่าเพื่อช่วยจัดโดยไม่ปล่อยให้โครงสร้างทีมเป็นอุปสรรค
3. สร้างจุดแข็งให้ทีม
ทีมงาน (Staffing) แต่ละคนมีจุดแข็งและจุดอ่อนต่างกัน ให้พิจารณาแต่ละคนให้ออก ใคร เป็นอย่างไร จงใช้จุดแข็งแต่ละคน และป้องกันจุดอ่อนให้มากที่สุด อย่าใช้คนผิดประเภท
การเชิญบุคคลนอกทีมที่มีคุณสมบัติมาอบรมบ่อย ๆ เป็นวิธีการที่ง่ายที่สุดของผู้จัดการมือใหม่ จงสร้างทีมงานแต่ละคนให้มีคุณค่า มีภาพลักษณ์ และประเมินเขาด้วยระบบคุณธรรม
4. คอยอำนวยการ
การอำนวยการ (Directing) ไม่ได้หมายถึง การสั่งบนหอคอยเพียงอย่างเดียว แต่หมายถึง การร่วมทุกข์ร่วมสุข ลงมาร่วมงานให้เห็นอุปสรรค ความไม่สะดวก เมื่อเห็นก็ต้องสั่งปรับปุรง แก้ไข เพื่อสร้างความสะดวกให้แก่ทีม สร้างแรงจูงใจ และสร้างมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีอีกด้วย
ผู้จัดการมือใหม่จึงต้องหมั่นดูแล และอำนวยการเพื่อให้ทีมหมายปฏิบัติอย่างมีกำลังใจ
5. ร่วมประสานงาน
งานทุกอย่างย่อมมีอุปสรรคและปัญหา หากทีมงานประสานงาน (Coordinating) กันเองทั้งภายในและภายนอกแล้วไม่ได้ผล ผู้จัดการมือใหม่ต้องเข้าร่วมประสานงานทันที
6. ใช้รายงานให้ได้ประโยชน์
ผู้จัดการมือใหม่ต้องรายงานลูกค้าและผู้บริหารที่สูงกว่า ส่วนอีกด้านก็ต้องสร้างระบบให้ทีมงานรายงานทั้งวาจาและการเขียน การรายงาน (Reporting) จึงเป็นเครื่องมือคุณภาพที่สำคัญ
ผู้จัดการมือใหม่ต้องอ่านรายงานทุกฉบับ นำมาให้คำแนะนำและสร้างประโยชน์ให้ได้
7. ควบคุมทรัพยากร
ทรัพยากรในการทำงานมี เงิน เวลา วัสดุสิ้นเปลือง น้ำมัน ไฟฟ้า และอื่น ๆ อีกมาก การควบคุมการใช้ให้อยู่ในงบประมาณที่กำหนด (Budgeting) จึงเป็นการสร้างประสิทธิภาพที่ดีที่สุด
เครื่องมือจัดการทั้ง 7 ข้อข้างต้นเป็นทฤษฏีที่ผ่านการพิสูจน์แล้ว ผู้จัดการมือใหม่เพียงใช้ให้ชำนาญก็จะมีความก้าวหน้าซึ่งอาจหาเครื่องมืออื่นเพิ่ม อาจคิดนอกกรอบบ้าง และเรียนรู้ภาวะผู้นำก็จะทำให้ผู้จัดการมือใหม่มีผลงาน กลายเป็นผู้จัดการมือทอง และเป็นผู้นำที่ดีต่อไป.

ดร. สิทธิชัย ชวรางกูร
CEO – SNP Group
อ้างอิง ทฤษฏี POSDCorB ของ Luther H. Gulick และ Lyndall Urwick

อ่านบทความอื่นที่เขียนโดย ดร. สิทธิชัย ชวรางกูร ได้ที่ http://snp.co.th/e-journal/

Date Published : July 5, 2022